RPAを活用してExcelの業務を効率化するためには、シートの構造がシンプルであることが重要です。Power Automate for desktop（PAD）を用いた自動化では、データの取得や処理がスムーズに行えるシート設計が求められます。本項では、PADと相性の良いExcelシートの構造を解説し、実務での活用方法を紹介します。
1.自動化しやすい：シートに表が1つだけある
- データの一貫性を保つ：1つのシート内に複数の表が存在すると、PADでのデータ取得が複雑化し、エラーの原因となります。1シート1表の原則を守ることで、安定した自動化が可能になります。
- 範囲指定が容易になる：表が1つだけであれば、PADでデータ範囲を指定しやすくなり、操作の確実性が向上します。
1つのシートに対して1つの表が配置されている場合、［Excel ワークシートから読み取る］アクションの［取得］で「ワークシートに含まれる使用可能なすべての値」を設定すると、すべてのデータを正しく取得できます。
2.自動化しにくい：複数の表が混在している
- データ取得の混乱：1つのシートに異なる表が存在すると、PADが意図しないデータを取得する可能性があります。
- 処理のエラー発生率が上がる：複数の表があると、範囲指定が複雑になり、処理ミスや誤作動の原因になります。
1つのシートに複数の表が配置されている場合、［Excel ワークシートから読み取る］アクションの［取得］で「セル範囲の値」を設定し、表の範囲を指定する必要があります。表の範囲が変更された場合、フローの設定も変更しなければならず、余計なメンテナンス工数が発生してしまいます。
3.PADを活用したシート構造の改善方法
- シートごとに用途を統一する：データ入力用、マスタデータ、計算用など、用途に応じたシートを分ける。
- テーブル機能を活用する：Excelの「テーブル」機能を使用することで、データの範囲を明確にし、PADとの連携をスムーズにする。
- 不要なデータを削除する：自動化の安定性を高めるために、不要な行や列、結合セルを極力排除する。
適切なシート設計を行うことで、PADによるExcel業務の自動化がスムーズになり、作業時間の短縮やエラーの削減につながります。