「送信先リスト」を使用して複数の受信者に1通のメールを送信する方法について解説します。メール送信にはMicrosoft Outlookを使用しますので、Outlookがインストールされていることが前提となります。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
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送信先リストによるメール送信
業務概要
多くの企業では、定期的なメール送信が必要な業務が発生します。例えば、営業日報の送信、定期報告、社内通知などが挙げられます。これらの業務では、一斉送信が求められることが多く、管理や実行に手間がかかる場合があります。
業務の課題
定期的なメール送信業務には、以下のような課題が存在します。
- 手作業による負担: 毎回手動で送信するのは時間がかかる
- 送信ミスのリスク: 宛先間違いや送信漏れが発生しやすい
- 宛先変更の管理の煩雑さ: 送信対象が変わるたびに手作業で修正が必要。営業部員の配置換えなどで頻繁に入れ替わりが生じる場合、都度宛先を修正するのは面倒。
Power Automate Desktop による解決
Power Automate Desktop を活用することで、これらの課題を解決できます。
- 自動化による作業負担の削減: 定期的なメール送信を自動化し、業務の効率を向上
- エラー防止: ルールに基づいた一斉送信により、ヒューマンエラーを削減
- 送信リストのExcel管理: 宛先の変更をExcelファイルで簡単に管理できる
送信先リストとは？
送信先リストはExcelシートにメールアドレスを一覧化したものです。これにより、受信者を一括管理し、リストを更新するだけで新しい宛先に対応できます。
たとえば、営業日報を毎日作成し、社長、部長、営業社員に一斉に送信する場合に便利です。営業部員の配置換えが頻繁にある企業では、Power Automate Desktop のフローを都度修正するのは手間がかかりますが、送信先リストをExcelで管理すれば、Excelの内容を更新するだけで対応できます。結果として、RPA担当者の開発工数を削減し、業務の継続的な改善を実現できます。
Power Automate for desktop を活用したメール送信手順
- Excelで送信先リストを作成
- Excelの1列目にメールアドレス、宛先種別（To、Cc）を入力
- 必要に応じて、名前や所属部署などの情報も追加可能
- Power Automate Desktop でフローを作成
- Excelのデータを読み取る
- ループ処理を用いてTo、Ccをテキストに変換
- 送信にはOutlookを利用
- 送信内容の設定
- 件名、本文、添付ファイルを設定
送信メールの動作確認
テスト用にOutlookで使用可能なアカウントと受信確認が可能なメールアドレスを用意してください。
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