大企業では、多数のコピー機やプリンターが日常業務で利用されています。これらの機器の使用状況を適切に管理することは、コスト削減や業務効率化に直結します。しかし、コピー機のカウンター情報（印刷枚数やスキャン回数など）を定期的に収集し、まとめる作業は手作業だと時間がかかり、ミスも発生しやすいのが実情です。本記事では、Power Automate for desktopを活用してこの業務を自動化する方法を紹介します。
この記事を書いた人
こさい
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3)RPAトレーニング動画を販売しています。
4)RPAトレーニング研修を行っています
5)ご質問・お仕事のご依頼はこちら！
コピー機カウンターの管理
業務の概要
コピー機のカウンター情報は、通常、各機器の管理画面やメーカー提供のポータルサイトから取得します。この情報は月次で集計され、部門別のコスト配分や利用状況の分析に使用されます。具体的には以下のような流れです。
- 各コピー機の管理画面にログイン。
- カウンター情報を手動で確認し、Excelに記録。
- 全コピー機の情報を集約し、レポートを作成。
業務の課題
この業務にはいくつかの課題があります：
- スケジュール実行が難しい：メーカーの集計情報が完了する日付が都度変わるため、月次作業のスケジュールを固定しにくいです。
- 手間がかかる：コピー機の台数が多い場合、すべてのカウンター情報を取得するのに数時間かかることもあります。
- ヒューマンエラー：手入力によるデータ記録の際に、誤記が発生する可能性があります。
- 定型的な作業：単調な作業であるため、担当者の負担が大きくなります。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopを使えば、この業務を簡単に自動化できます。また、スケジュール実行が難しい場合には、アテンド型の自動化（ユーザーが手動でフローを開始する方式）が特に有効です。以下は具体的な手順の一例です。
- Webブラウザの自動操作
- 各コピー機の管理画面に自動でログインするフローを作成します。
- 管理画面からカウンター情報を取得して保存します。
- データのExcelへの記録
- 取得したカウンター情報を直接Excelファイルに記録するフローを作成します。
- 全データの集計とレポート作成
- 各コピー機のデータを集計し、指定されたフォーマットでレポートを自動生成します。
自動化のメリット
このプロセスを自動化することで、以下のようなメリットが得られます：
- 作業時間の大幅削減：人が行うと数時間かかる作業が数分で完了します。
- エラーの削減：手入力が不要になるため、データの精度が向上します。
- 担当者の負担軽減：単調な作業から解放され、より価値の高い業務に注力できます。
- タイムリーなデータ提供：自動化により、決まったタイミングで迅速にレポートを提出できます。
まとめ
コピー機のカウンター管理は、一見地味な業務ですが、効率化することで大きな効果を得られる領域です。Power Automate for desktopを活用すれば、作業の自動化だけでなく、業務の正確性とスピードも向上します。この機会に、ぜひ自動化を検討してみてください。
