見積書作成は手動で行うと1件あたり平均1〜2時間かかることもあり、10件以上の依頼が重なると1日の業務がほぼ埋まってしまいます。また、入力ミスや計算エラーなどが発生する確率も高まり、約10件に1件の割合で修正が必要になるケースも見受けられます。特に、大量のデータを扱う部署ではこの問題が顕著であり、作業の効率化が求められています。さらに、顧客ごとに異なる条件や特別な要求に応じる必要がある場合、業務の複雑さは増大します。そこで、Power Automate for desktopを使用して見積書作成を自動化する方法をご紹介します。本記事では、自動化の流れやメリットだけでなく、導入時のポイントについても解説します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
3)RPAトレーニング動画を販売しています。
4)RPAトレーニング研修を行っています
5)ご質問・お仕事のご依頼はこちら！
見積書の自動作成支援
業務の概要
一般的な見積書作成の流れは次の通りです。
- 見積データをExcelに記入。
- 定型化された見積書テンプレートの中に、必要な情報を記入。
- PDFに変換して担当者に送付。
- 作成した見積書のデータを保存し、後日参照できるようにする。
大量の見積依頼への対応が求められる場面では、上記のプロセスがさらに複雑になります。たとえば、多数のクライアントに異なる条件で見積を提示する必要がある場合、以下の追加作業が発生します。
- 顧客ごとに異なる価格設定や割引率を反映させる作業。
- 各顧客への個別メールでの送信やフォローアップの準備。
- 特定の条件を反映した見積内容の管理や調整。
- 同様のフォーマットを用いた他の文書（契約書、提案書など）の一括管理。
この過程は、一見すると簡単に見えますが、部署によっては大量のデータを処理するため、課題が発生します。特に、大量データの手動処理では次のようなリスクが伴います。
- 処理遅延: 処理量の多さにより、見積書の作成が期限内に完了しない。
- 品質の低下: 作業の集中力が途切れることで、入力ミスや条件の誤反映が発生する。
- チーム負担の増加: 個々の担当者に過度の負担がかかり、他業務への影響が出る。
- 条件対応の漏れ: 複雑な条件に対応しきれず、顧客の信頼を損なうリスク。
こうした課題を解決するためには、業務全体のプロセスを統合的に最適化し、自動化する必要があります。
業務の課題
- 手作業が多いことによる非効率性
- 毎回似たようなデータを手動で入力する作業は、業務時間を大幅に浪費します。
- 手ミスの頻発
- 人間が行う作業である以上、ミスがゼロになることはありません。
- 時間がかかる
- 作業量が多い場合、見積書の作成完了が遅れることで他の業務に影響を及ぼすことがあります。
- 重複作業の発生
- 見積書作成のテンプレート記入やPDF化、社内システムへの登録などがそれぞれ独立したプロセスで行われることが多いです。
- 条件の管理が複雑
- 顧客ごとの特別な条件やカスタマイズ要求に対応する際にミスが生じやすくなる。
これらの課題を解決するためには、業務プロセス全体を見直し、自動化する必要があります。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopでこれらの課題を解決することができます。見積書作成プロセス全体を統合的に自動化し、作業の効率化を図ることが可能です。
流れの一例
- 見積データの取得
- Excelのファイルから情報を取得します。これにより、大量のデータも迅速に処理できます。
- 複雑な条件の適用
- 特定の顧客条件や割引ルールを事前に設定し、テンプレート内で自動適用できるようにすることで、条件の管理が効率化されます。
- 見積書の作成
- WordテンプレートにExcelのデータを自動記入し、見積書のドキュメントを自動作成します。
- PDF化と発信
- WordテンプレートをPDFに変換し、定型メールで担当者に自動発信します。
- ログからの確認と保存
- 実行された操作をログに残し、あとからチェックできる環境を構築します。また、作成した見積書をクラウドや社内サーバーに保存し、他の担当者と共有する仕組みも構築可能です。
- 通知機能の活用
- 見積書の作成完了やメール送信完了を自動で通知する機能を追加することで、関係者への情報共有がスムーズになります。
自動化のメリット
- 作業時間の短縮
- 自動化によって、これまで数時間かかっていた作業が数分で完了します。
- 精度の向上
- 人為的なミスがなくなり、データの信頼性が向上します。
- プロセス全体の一貫性
- 見積書作成からメール送信、データ保存までを一貫して処理できるため、抜け漏れがなくなります。
- 業務負担の軽減
- 単調な作業から解放されることで、社員がより重要な業務に集中できます。
- 安全性の向上
- 操作ログを残すことで、セキュリティ監査や問題発生時の原因追跡が容易になります。
- 条件対応の迅速化
- 顧客ごとの複雑な条件をスムーズに適用でき、取引先との信頼関係を向上。
導入時のポイント
Power Automate for desktopを導入する際には、次の点に留意してください。
- 業務フローの可視化
- 自動化を導入する前に、現在の業務フローを詳細に洗い出し、最適化できるポイントを特定します。
- 段階的な導入
- いきなり全てのプロセスを自動化するのではなく、部分的に試験導入を行いながら効果を確認します。
- 社員教育
- ツールの使い方や自動化のメリットを社員に周知し、全員がスムーズに活用できるようにします。
まとめ
Power Automate for desktopを利用した見積書自動化は、手作では実現が難しい効率化を実現します。何度もリピートする作業を自動化することで、時間とコストを大幅に削減できます。例えば、従来手作業で3時間かかっていた見積書の作成が、自動化により30分以下で完了するケースもあります。年間で100件の見積作成を行う場合、250時間以上の作業時間を削減し、人件費の節約にもつながります。さらに、複雑な条件を効率よく適用する仕組みを構築することで、より柔軟で正確な見積対応が可能になります。業務改善の一環として、自動化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
