「受注商品の初回納期決定通知」は、顧客に正確で迅速な納期情報を提供するために重要な業務です。この業務を自動化することで、効率化と顧客満足度の向上を同時に実現できます。
しかし、これらを手作業で行う場合、以下のような課題が発生します。
- 業務の遅延：手動作業では、確認や通知に時間がかかる。
- ミスのリスク：ヒューマンエラーによる情報漏れや間違い。
- 業務負担：担当者にとって負担が大きい。
これらの課題を解決するために、自動化ツールである「Power Automate for desktop」を活用する方法を紹介します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
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受注商品の初回納期決定通知
業務の概要
「受注商品の初回納期決定通知」とは、顧客からの受注を受けて、商品の初回納期を決定し、その情報を顧客に通知する業務です。この業務は、正確な納期情報を迅速に伝えることで、顧客の期待に応えるとともに、取引の円滑なスタートを確保する重要な役割を果たします。
「初回納期決定通知」業務は、以下のステップで構成されます。
- 受注情報の受領
営業部員は顧客から受注を受け、メールやFAX、システム等を通じて受注管理者に通知します。受注管理者は受注情報を受け納期確認表を更新します。 - 納期情報の更新
受注管理者は生産部門や仕入れ先からメールやWebシステムを通じて納期情報をもらい納期確認表を更新します。 - 納期の確認
営業部員は納期確認表を開き、納期を確認します。 - 顧客への通知
必要に応じて、顧客に対し決定した納期を顧客にメールや電話を通じて通知します。この連絡を速やかに行うことで、顧客の信頼を維持します。
業務の課題
このプロセスには以下のような課題があります。
- 業務の遅延
手動作業では、確認や通知に時間がかかります。顧客に対するサービスレベルが落ちる可能性があります。 - ミスのリスク
ヒューマンエラーによる情報漏れや間違いが発生します。商品情報、顧客情報、納期情報などに間違いが発生した場合、顧客からの信用が落ちるリスクがあります。 - 業務負担
受注管理者にとって負担が大きい。営業部員からの納期の問い合わせや納期確認表の更新、確認等に時間を取られ、日常業務に支障が出ます。またミスを犯さないようにするため神経を磨り減らすことになります。
Power Automate for desktopによる解決
「Power Automate for desktop」を活用することで、以下のように業務を自動化できます：
- 受注情報の取得
受注管理者はPower Automate for desktopを使って受注システムやメールから情報を自動で取得します。FAX情報は手入力します。Excelで一覧管理します。 - 納期情報の更新
受注管理者はPower Automate for desktopを使ってWebシステムやメールから納期情報を自動で取得し、Excelに転記します。 - 納期の通知作成
自動化されたフローでメールテンプレートを使用して営業担当者にメールを送信します。 - 送信履歴の管理
送信済の件は履歴管理します。この情報を使うことで複数回同じメールを送信することを避けるとともに、今後の変更情報を捉えることができるようになります。
自動化のメリット
- 業務効率化： 手作業の削減により、業務スピードが向上します。例えば、手動での情報入力や確認プロセスを自動化することで、1日の業務処理量を大幅に増加させることが可能です。
- 正確性の向上： ヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報を提供します。たとえば、Excelやシステム間でのデータ転記ミスがなくなり、顧客に誤った納期を通知するリスクが減少します。
- 顧客満足度の向上： 迅速な対応で顧客の信頼を得られます。納期通知のスピードが向上することで、顧客の期待に応え、信頼関係を強化できます。
- 受注担当者の負担軽減： 問い合わせ対応や繰り返し作業から解放され、本来の業務に集中できます。例えば、自動化されたフローにより、毎日繰り返されるルーチン作業に費やす時間が削減され、戦略的な業務に時間を割けるようになります。
まとめ
「受注商品の初回納期決定通知」は、顧客満足度を左右する重要な業務です。このプロセスを「Power Automate for desktop」を使って自動化することで、業務効率と正確性を向上させるだけでなく、担当者の負担も軽減できます。また、この仕組みを応用することで、納期変更通知のプロセスも構築することが可能です。初回通知と同様に、納期変更情報を自動的に取得し、更新後の納期を顧客に迅速に通知する仕組みを導入すれば、さらに業務の効率化と顧客満足度の向上が期待できます。自動化の導入を検討することで、競争力のある業務プロセスを構築しましょう。
