マーケティング部門で重要な業務の一つに、顧客ランク別分析表の作成があります。この帳票は、CRMデータを基に顧客ランクごとに購入人数、購入金額、購入単価、利益率を集計し、昨年対比の傾向を分析します。最終的には、経営層への提出資料として使用され、戦略的な意思決定をサポートします。本記事では、この分析業務の課題と、その解決策としてのPower Automate for desktopの活用方法について詳しく解説します。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
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業務の概要
顧客ランク別分析表の作成業務では、以下の手順を実行します。
- データ抽出：CRMシステムから顧客ランク別の購入データを抽出します。
- データ紐づけと加工：抽出したデータを売上明細データと紐づけ、購入人数、購入金額、購入単価、利益率などの指標を計算します。
- 昨年対比：昨年の同月データと比較し、増減や傾向を把握します。
- 帳票作成：ExcelやPowerPointを使用して、経営層が見やすい形に整えます。
- 報告：完成した帳票を経営層に提出し、必要に応じて口頭で説明します。
業務の課題
この一連の作業は多くの企業で手作業で行われており、以下のような課題が挙げられます。
- 手作業の負担が大きい：CRMデータの抽出や加工に多くの時間を費やします。
- データの分散：CRMデータと売上明細データを手作業で統合する際に非効率性が生じます。
- ヒューマンエラー：手作業による計算ミスやコピー＆ペーストミスが発生する可能性があります。
- 効率性の欠如：昨年データとの比較や帳票作成に毎月多大な労力がかかります。
- 分析時間の制約：作業時間が長いため、傾向分析や戦略検討に十分な時間が割けません。
Power Automate for desktopによる解決
Power Automate for desktopを活用することで、これらの課題を効果的に解決できます。以下に具体的な自動化ステップを示します。
1. データ抽出の自動化
Power Automate for desktopを使用して、CRMシステムへのログインから必要なデータの抽出までを自動化できます。たとえば、特定の顧客ランクに絞り込んだデータをエクスポートし、Excelファイルに保存する処理をボタン一つで実行可能です。
2. データ紐づけと加工の自動化
売上明細データとCRMデータを紐づける処理を自動化します。たとえば、両データセットをキーとなる顧客IDで結合し、購入人数や金額、単価、利益率を計算するフローを作成できます。このプロセスにより、手作業でのミスを防ぎつつ迅速な計算が可能になります。
3. 昨年対比の自動化
過去データとの比較も自動化可能です。Power Automate for desktopを使用して、昨年のデータがファイル形式で保存されている場合はそのファイルを自動的に開き、必要な指標を比較して差分を計算するフローを作成できます。また、昨年データがデータベースに格納されている場合には、SQLクエリを用いて直接データを取得し、同様に差分計算を行うことも可能です。
4. 帳票作成の自動化
帳票作成では、PowerPointやExcelのテンプレートを利用して、自動でグラフや表を作成します。デザインを統一することで、経営層にとって見やすい資料を短時間で作成可能です。
5. 自動化の運用
これらのフローは、担当者が実施したいタイミングで実行できるように設計されており、定期実行タスクとしてスケジュール設定する必要はありません。たとえば、先月のCRMデータがすべて揃った後に、担当者がボタン一つでフローを起動し、必要な処理をまとめて行うことが可能です。
自動化のメリット
Power Automate for desktopを導入することで、以下の3つの主要なメリットが得られます：
1. 作業時間の短縮
手作業で行っていたデータ抽出、加工、帳票作成などのプロセスを自動化することで、大幅な時間短縮が可能です。例えば、従来1日かかっていた作業を数分で完了させることができます。これにより、担当者は他の重要な業務に集中できるようになります。
2. 正確性の向上
自動化によってヒューマンエラーのリスクを排除します。手作業では発生しやすい計算ミスやデータ転記ミスも、Power Automate for desktopの正確なフロー設計により未然に防ぐことができます。これにより、経営層への報告資料の信頼性も向上します。
3. 分析時間の確保
自動化により、データ処理の時間が削減されることで、傾向分析や戦略立案に多くの時間を割けるようになります。担当者はデータの内容に深く向き合い、より価値のあるインサイトを提供することが可能になります。
まとめ
顧客ランク別分析表の作成は、マーケティング業務における重要なプロセスですが、手作業では多くの課題が伴います。Power Automate for desktopを活用することで、この業務を効率化し、正確で迅速な分析を実現できます。これにより、担当者は戦略的な意思決定を支える価値の高い業務に注力できるようになります。
貴社でもぜひ、Power Automate for desktopを導入して、自動化による業務効率化を実現してください。