Excel業務の自動化を進める上で、RPAのパフォーマンスを最大限に引き出すためには、適切なデータ構造が欠かせません。整然としたExcelであれば、スムーズな処理が可能ですが、結合セルや不統一な書式が含まれていると、自動化の精度が下がり、メンテナンス負荷が増してしまいます。本記事では、RPAが扱いやすいExcelの構成や、逆に自動化が難しくなる要因についてPower Automate Desktopを使って解説し、実務で活用できるベストプラクティスを紹介します。
1. シートのベストプラクティス
Excelのシート構造は、RPAによる自動化の成功に直結します。適切なシート設計がなされていれば、データの取得や処理がスムーズに進みますが、不適切な構造だとRPAが正しく動作せず、エラーの原因になります。本章では、シートの構造や分類のベストプラクティスを紹介し、RPAでの活用を前提としたExcelの最適な設計方法を解説します。
1-1. シートの構造
1シート1表の原則を守ることで、安定した自動化が可能になります。
1-2. シートの分類
データ、マスタ、計算、レポートを分けます。
2. データのベストプラクティス
Excelのデータが整理されているかどうかは、RPAの処理の安定性や精度に直結します。適切なデータの管理方法を取り入れることで、エラーの発生を防ぎ、スムーズな自動化が可能になります。本章では、RPAが扱いやすいデータのベストプラクティスと、自動化が難しくなるデータの特徴について詳しく解説します。
2-1. データの識別
2-2. データの型
2-3. セルの構造
2-4. セルのテキスト処理
2-5. データの表記
2-6. 空白の扱い
2-7. ヘッダーの有無
2-8. 文字の使用
3. レポート作成のベストプラクティス
Excelを用いたレポート作成は、データの可視化や意思決定の支援に欠かせません。しかし、手作業で行うとミスが発生しやすく、時間もかかります。本章では、RPAを活用してレポート作成を効率化するためのベストプラクティスを紹介し、自動化のしやすい方法と難しい方法を整理します。
3-1. レポートの書式設定
3-2. データの集計方法
3-3. データの視覚化