物流や在庫管理業務で頻繁に行われる「商品補充リストの作成」は、倉庫や店舗の在庫を適切に補充するために欠かせない作業です。しかし、この業務は手作業だとミスや時間のロスが発生しやすく、さらに複数の担当者やカテゴリを管理する場合は複雑化します。本記事では、Power Automate for desktopを活用して「商品補充リストの自動作成」を実現する方法を紹介します。
この記事では以下の内容について解説します。
- 業務の概要と課題
- Power Automate for desktopによる解決
- 自動化することで得られるメリット
IT部門の方や在庫管理に携わる方にとって、実務に役立つヒントをお届けします。
（株）完全自動化研究所代表のこさいです。
1) ITエンジニア歴25年超。RPA開発歴8年超。
2) RPA関連の書籍を6冊出版。
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業務の概要
「商品補充リストの作成」とは、現在の在庫数をもとに、どの商品をどれだけ補充する必要があるかを計算し、リスト化する作業です。このリストは、店舗の欠品防止や倉庫の効率的な運営に役立ちます。
業務の流れは以下の通りです：
- 在庫データの収集
- 基準値との比較
- 補充リストの作成
- 担当者へのリスト配布
さらに、今回の仕様では以下の条件を追加します。
- 倉庫に在庫がない商品はリストから除外
- 補充数は倉庫にある在庫数に制限
- 商品カテゴリごとにリストを分け、担当者に自動配布
この流れを確実に実施することで、在庫の最適化が進みます。また、複雑なデータ処理を自動化することで、手作業では難しい細かな条件も管理できるようになります。
業務の課題
この業務には以下のような課題があります。
- 手作業による非効率性
手動でデータを確認しリストを作成するのは時間がかかり、ミスが発生しやすいです。 - 倉庫在庫の考慮漏れ
倉庫に在庫が無い商品をリストに載せると補充作業で無駄な工数が発生します。 - カテゴリごとの担当分けが曖昧
商品がカテゴリごとに適切に管理されないと、担当者が混乱し、業務効率が低下します。
これらの課題を解決するためには、正確で効率的な自動化が必要です。
Power Automate for desktopによる解決
自動化のプロセス
Power Automate for desktopを活用して、以下のステップで自動化を実現します。
- データの収集と統合
- 店舗在庫データと倉庫在庫データをExcelやCSVファイルから取得します。
- 商品カテゴリデータを組み込み、担当者情報を紐付けます。
- データ処理
- 在庫数と基準値を比較し、補充が必要な商品を抽出します。
- 倉庫在庫を照合し、補充可能な数を計算します。
- 追加条件を用いてデータを整理します。たとえば、商品の販売頻度や季節的な需要を考慮し、特定の商品を優先的に補充するように条件を追加します。また、特定の顧客向けに確保する必要がある商品をリストに残すなど、カスタマイズされた条件を取り入れます。さらに、補充作業を効率化するために、販売実績や在庫回転率をもとに優先して補充する店舗や拠点を考慮します。例えば、売上が集中する店舗を優先し、その他の拠点については基準在庫を満たす補充を行うように設定します。これにより、補充作業の効率化だけでなく、ビジネスニーズに対応した柔軟な運用が可能になります。
- リストのカテゴリ分け
- 商品カテゴリごとにリストを分割し、担当者を明確化します。
- リストの配布
- 各カテゴリの担当者にリストをメールやクラウド共有で自動送信します。
自動化のメリット
この自動化によって得られるメリットは次の通りです。
- 作業時間の大幅削減
手動作業を自動化することで、リスト作成にかかる時間を短縮できます。また、補充リストが正確になるため、倉庫作業を行うスタッフが商品を探したり、誤ったリストを修正したりする必要がなくなり、作業時間がさらに短縮されます。これにより、現場での業務負荷が軽減され、全体的な生産性が向上します。 - ミスの防止
倉庫在庫の確認や補充数の計算が正確になり、人的エラーを削減します。 - 担当者の効率化
カテゴリごとにリストが分割され、適切な担当者に配布されるため、業務の混乱を防ぎます。 - 透明性の向上
リスト作成から配布までのプロセスが一貫しているため、管理が簡単になります。
まとめ
商品補充リストの自動作成は、物流や在庫管理業務における重要なプロセスです。Power Automate for desktopを活用することで、業務の効率化、正確性の向上、担当者間のスムーズな連携を実現できます。
また、自動化は一度導入すれば継続的な効果を発揮し、運用の負担を軽減します。さらに、補充リスト作成時に補充できなかった在庫については、自動的に発注リストに加える仕組みを導入することで、次回以降の在庫確保がスムーズになります。
同様の業務を完全自動化した例として「商品補充業務のRPA化事例」も掲載していますので、それらも参考にしてください。