業務の構造を理解しよう【RPAシナリオ設計】

RPAを導入したけれど期待したような開発が進まない…。

という人に向けて、「定型業務の構造」について解説します。

「定型業務の構造」を理解できていないことが、RPA開発が進まない原因になっている可能性があるからです。

もう一度、RPAの定義を確認しましょう。

『RPAは定型業務をソフトウェアによって自動化を図るという概念』

したがってRPAシナリオを作成するためには定型業務の構造を定義づけて理解することが必要です。

【注意】業務という記述について

本記事の中で「業務」と記述している場合、「定型業務」のことを意味しています。「定型業務」以外の不定期に行われる業務については、自動化の対象外なので触れていません。

この記事に出会ったのを機会に、是非「定型業務の構造」を知って、RPAシナリオ作成に役立ててください。それでは、どうぞ！

RPAシナリオ作成のために業務の構造を理解しよう

業務は図1の階層構造で説明することができます。

「業務」「業務プロセス」「サブプロセス」「アクション」（※1）によって構成されます。

※1）「業務」「業務プロセス」「サブプロセス」「アクション」という名称は僕が使っているもので、明確な決まりがあるわけではありません。

図1：業務の階層構造

めーたん

業務って、階層構造になっているのね！

そうだよ！上から順番に解説していくよ

こさい

業務

こさい

最初は「業務」だよ。一番上の階層だね。業務の特性をみてみよう！

業務の特性

業務には2つの特性があります。

業務の2つの特性

(1) 目的を持ち繰り返し行われる
(2) 「インプット⇒処理⇒アウトプット」の構成を持つ

(1) 目的を持ち繰り返し行われる仕事の単位

業務は「目的を持って繰り返し行われる仕事」のことを指します。分解して説明します。

「目的を持つ」

目的を持つということは、成し遂げるべき状態を持つということです。

例えば「売上を上げる」「コストを削減する」「情報を共有する」などです。

「繰り返し行われる」

業務は日常的に繰り返し行われるものであり、一度行って終わりではないという特徴を持ちます。繰り返す中で改善し精度を高めることが求められます。

めーたん

一度っきりの仕事は「定型業務」とは呼ばないのね

僕の定義では定型業務とは呼ばないよ

こさい

(2)「インプット⇒処理⇒アウトプット」の構成を持つ

もう一つの特徴は、必ず「インプット⇒処理⇒アウトプット」という構成を持つ独立した仕事であるということです。

したがって、どの業務も表1の構成にまとめることができます。

表1：「インプット⇒処理⇒アウトプット」の構成

項目	内容
業務名	業務名称
インプット	システム名、ファイル名やデータ名
処理	処理名
アウトプット	システム名、ファイル名やデータ名

めーたん

表にまとめられるとわかりやすいね！

「内容」部分を穴埋めすれば、業務を整理できるよ

こさい

例として、基幹システムからダウンロードした売上データを使って、売上集計表を作成し、関係者に配信する業務を考えてみましょう。
業務名は「売上集計表配信業務」としました。

インプットは基幹システムからダウンロードした売上データです。これはCSV 形式のファイルとします。
この売上データを以下のようにExcelで加工します。

売上データと担当者マスタを突合する
担当者で集計し、売上金額の合計を計算する
罫線、背景色で見やすく加工する
「売上集計表」として保存する

この売上集計表はメールで関係者に配布します。

「売上集計表配信業務」の内容を表1に書き込むと、表2になります。

表2：業務の概要

項目	内容
業務名	売上集計表配信業務
インプット	基幹システムの売上データ、担当者マスタ
処理	売上データ、担当者マスタを突合し、売上金額の集計を行い、売上集計表を作成する
アウトプット	売上集計表